Proses Cataloguing - Tentang Screening Duplikasi

Katalogisasi, pengorganisasian data barang secara sistematis, memainkan peran penting dalam memfasilitasi manajemen yang efektif di dalam perusahaan.

Katalogisasi, pengorganisasian data barang secara sistematis, memainkan peran penting dalam memfasilitasi manajemen yang efektif di dalam perusahaan. Proses ini melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan penyajian data melalui klasifikasi dan pengkodean sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Dengan mengikuti standar ini, material dapat digunakan secara efisien untuk memenuhi kebutuhan perusahaan, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

Pentingnya Katalogisasi yang Efektif

Katalogisasi yang efektif sangat penting dalam mengatasi berbagai tantangan yang terkait dengan manajemen material, termasuk duplikasi material, nilai inventaris yang meningkat, biaya operasional yang meningkat, dan akumulasi material yang tidak terpakai. Dengan menerapkan praktik katalogisasi yang kuat, hambatan ini dapat dikurangi, memastikan operasi yang efisien dan pemanfaatan sumber daya yang optimal.

Memeriksa Duplikasi

Di antara tugas-tugas penting dalam pembuatan katalog adalah penyaringan duplikasi. Item yang terduplikasi tidak hanya meningkatkan nilai inventaris tetapi juga meningkatkan biaya operasional. Proses penyaringan sangat penting dalam mengidentifikasi dan menangani entri duplikat secara efektif.

Tantangan dalam Skrining Duplikasi

Proses penyaringan, berdasarkan standar master material umum NATO, menghadirkan tantangan karena insentif produsen dan pemasok untuk menampilkan produk mereka sebagai produk yang unik. Selain itu, National NATO Codification Bureaus (NCB) dapat memprioritaskan untuk mewakili produsen dan pemasok dalam negeri mereka, yang mengarah pada potensi duplikasi deskripsi yang dapat menghindari deteksi.

Penentuan Proses Penyaringan

Proses penyaringan tersebut akan menghasilkan empat penentuan:

Exact Match: Terjadi apabila referensi cocok dengan entri yang sudah ada dalam database, yang menunjukkan nomor produsen dan komponen yang sama.
Potential Match: Menunjukkan referensi yang cocok dengan entri yang sudah ada, tetapi mungkin bukan merupakan referensi sumber pilihan atau alternatif.
No Manufacturer and/or Part Number: Menunjukkan kondisi di mana item baru tidak memiliki informasi pabrikan dan/atau nomor komponen, sehingga menghambat proses penyaringan.
No Match: Menunjukkan tidak ada entri yang sesuai yang ditemukan dalam database.
Duplicate Resolution

Mengatasi duplikasi melibatkan proses resolusi langsung selama pembuatan materi baru, di mana referensi item baru ditambahkan ke entri yang sudah ada. Tantangan muncul ketika menyaring data master yang ada, sehingga mengharuskan pemilihan catatan yang masih ada ketika potensi duplikasi diidentifikasi.

Tindakan Terbaik dalam Penyelesaian Duplikat

Mengikuti format yang direkomendasikan ISO 800-120, mengintegrasikan referensi internal seperti ID material atau nomor stok memudahkan identifikasi dan penggabungan entri duplikat secara efisien. Hal ini memastikan manajemen data yang mulus dan meminimalkan risiko entri yang berlebihan.

Kesimpulan

Katalogisasi yang efektif, ditambah dengan penyaringan yang ketat untuk duplikasi dan proses resolusi yang efisien, merupakan hal yang sangat penting untuk mengoptimalkan manajemen material di dalam perusahaan. Dengan menerapkan praktik-praktik terstandardisasi dan memanfaatkan fitur-fitur canggih, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memaksimalkan pemanfaatan sumber daya di seluruh perusahaan.